为什么我们不应该使用微信或者 QQ 作为团队协作的 IM 工具?

如果你的团队没有觉得微信是低效的团队 IM 工具,那只有两种可能:

  1. 团队成员很少使用微信进行私人的生活和娱乐。
  2. 你就是一个低效的团队,而且还不自知。

微信,连接一切

微信,连接一切。除了家人、朋友、同学这些熟人关系,还有同事、客户、用户、企业号这些工作上的关系,还有各种各种办事小程序、各种资讯公众号、各种商店服务号、快递通知等生活和私人的快捷入口。

每个人都有微信

微信的一大目标是让所有人都能用,所以其 UX 体验必须照顾所有人——要尽一切可能简单。这里我不需要说张小龙是如何做到这一点的,但是他就是做到了。因为即便是家里常年不碰手机的老人们都能够使用微信发一些语音消息,抢一些红包,秀一秀朋友圈了。

曾经见面要电话联系方式,因为知道每个人都有电话,一定能要得到的。而现在见面会要微信,因为确认每个人都有微信的。所以使用微信来做任何事情的习惯会不断在人群中传播。在某个线下活动中见了一面加一个微信和一堆微信群,在某个工作事件中加一堆内部和外部的微信群。反正,所有人的所有活动都用微信连接着你。

微信,低成本的沟通方式

发短信不是一个能确保送达的方式,因为现在的短信功能基本上只有广告和验证码的功能,没有人会认真去查阅短信收件箱的。所以短信的成本从原来的套餐价格成本提升到了别人可能不看的成本。

为了能够打一个电话,你得差不多确认对方应该有空才行,自己也需要一个可以大声说话的场合。而且打过去对方不一定方便接听。这就是较高的接听成本。

邮件,就像写信一样。我们很重视写信,会尽可能说明要点,写明事情。于是写邮件这个过程就是一个高成本的过程。

而微信,你无需进行过多的思考,只要你想,打几个字就能发出去。而且你还不用担心对方是否有空,因为当他有空的时候也一定会看见。所以发送的成本低,确保别人收到的成本也低。所以所有种类的人都可以有事没事在微信里面找你一下。

不间断的交叉消息干扰

咚!技术大佬发话了……

咚!快递到了……

咚!新的缴费通知……

咚!你有一些新的资讯……

咚!最新的客户问题跟进如何了……

咚!今晚要不要出去聚餐……

每时每刻,微信不断有消息袭来。早上、上午、中午、下午、晚上、深夜……

一个眨眼的功夫,微信图标上就会多几个数字。

我们将一个群设置为免打扰,是因为这个群会说到一些有用的信息,只是有效信息密度太低。虽然可以设置群消息免打扰,但不能屏蔽。免打扰的群消息依然占据一个聊天会话的位置。甚至我想找某人聊一些事情的时候,前一秒正准备点击那个会话,后一秒就被其他群的新消息置顶改变了会话顺序,于是会点错。

知识工作者思考打断的恢复成本很高。在工作期间会收到各种社区、朋友和第三方服务等非工作消息,在非工作期间会收到各种工作类的消息。这种交叉干扰使得我们做任何一件事情都比以前更难专注。如果不去看消息,又不能知道哪些消息是重要紧急的,哪些消息是自己关心的,哪些消息是无关紧要可以随后再看的。

于是,这种手工的消息分类和过滤,会发生在一天的每一个时刻,深入到工作和生活的每一个角落。

不止是消息的交叉干扰

以上只是痛点问题,而实际上还有其他的效率问题:

微信是为移动端而优化的应用。而实际上一旦说到效率,PC 端是远胜于移动端的。PC 端的信息承载量大、而键盘和鼠标能够快速处理大量信息;这一点是单页的移动端应用和触摸操作远不能比的。

然而,微信的 PC 端每次登录需要使用手机扫码或者点击,每天一次就意味着不断在无效的操作上浪费时间。

另外,微信的移动端和 PC 端是不自动互通的,具体来说是消息不互通,如果先在移动端收到了一份文件,还需要折腾一阵才能在 PC 端打开使用。

别随便什么事儿都拉一个群

当然,我指的是工作上的事情。因为多数人更关心工作上的效率,而不是娱乐上的效率。

微信上的消息那么多,如果这件事情与对方的关系不大,你根本不能指望对方能够时刻关注着群里事件的最新动向。嗯,这个群在对方的微信里面,只是众多垃圾信息中的一个而已。

IM 不适合用来沟通事情的进展,只是用来沟通。所以经常总结进展,仅在必要某人的时候将某人加入,阅读总结的进展才是高效的。

好一些的 QQ/TIM

TIM 不像微信那样期望所有人用,所以可以在里面放上更多高级的功能。比如群的消息屏蔽,可以设置为完全屏蔽到一个群助手里面。比如群管理,可以有更多的管理方式。

使用 TIM 至少可以根据群的有效信息密度划分更多等级的提示级别,可以比微信更容易的筛选和过滤对自己有用的消息。

另外,QQ/TIM 的移动端和 PC 端的同步是实时的自动的。可以随时在 PC 端继续,而无需受限在移动端上。

不过,QQ/TIM 依然聚合了各种维度的信息,依然会存在各种信息的交叉干扰。

我们需要新的消息过滤和聚合方式

实际上,只要团队协作不使用 QQ 或者微信这种聚合所有交流的工具进行团队协作,就能够大大降低团队成员的信息过滤的成本。

在工作期间,只注重团队专用 IM 工具发来的消息,而对于 QQ/微信发来的消息可以延迟统一查看。如果这款工具做得更好,那么可以为团队 IM 的不同消息进行分级:

于是,我们在手机上可以通过 App 的不同来进行消息分级,避免不同种类的消息交叉干扰。在 PC 上通过任务栏上不同的软件来避免消息的交叉干扰;甚至工作期间在 PC 上可以不启动非工作用的软件。

考虑使用工作专用的 IM 工具

TIM 相比于 QQ,提供了更适合于工作场合的 UI/UX。可以让我们更加专注于工作本身而不必被 QQ 的其他功能打扰。不过 TIM 和 QQ 的消息是完全互通的,这样就做不到消息的自动过滤,依然存在消息之间的交叉干扰。

企业微信与微信的消息不是直接互通的,而是作为企业外部人员来对待。钉钉是一款全新的 IM,所以消息自然不会互通。这就断开了企业内部的消息和其他消息的交叉干扰。当工作时,会只注重由企业微信或者钉钉发来的消息,微信或者 QQ 的消息就可以延迟查看;而离开工作时,可以延迟关注来自于企业微信或者钉钉发来的消息,更加关注朋友与技术社区,专注于情感的建立与个人的成长。

反正,无论你用什么,只要不是 QQ 或者微信,团队的 IM 效率就能得到提升。

考虑使用 Slack

可以试试 Slack,这也是一款以 IM 为主的团队协作工具。

不过,它还带了更多的扩展 API 可以使用,可以接入到团队正在使用的各种系统中来。帮助我们将大量的手工任务改造成自动化完成的任务。

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